Data als bouwsteen voor een optimale personeelsplanning

Data als bouwsteen voor een optimale personeelsplanning

Afgelopen maandag werd de tweede editie gehouden van Data Meets Hospitality. Wederom was het een groot succes! Ruim 800 horeca ondernemers uit Nederland en België kwamen af op het grootste data horeca event van België. Presentatrice Pascale Naessens trapte de dag af, en Dax Dasilva – oprichter en CEO van Lightspeed – heette iedereen hartelijk welkom. Sprekers als Yuri Vandenbogaerde, Dries Henau (Chez Clair), Peter van Praet (Bavet), Florian Brunsting (Uber Eats) en Zhong Xu (Deliverect) deelden hun data-inzichten met de bezoekers. Naast de sprekers kon er bij 21 partners en 29 exposanten nog veel meer getest, geproefd en geleerd worden. De educatieve dag werd afgesloten met een hapje en een drankje aan de oever van de Scheldt in Antwerpen.

Aan de hand van vier pijlers: marketing, service, klanten en personeel geven we de belangrijkste take-aways van het Data Meets Hospitality event. Het tweede onderwerp wat we bespreken is hoe data u kan helpen bij het optimaal inzetten van personeel.

Van chef naar ondernemer

Veel horecaondernemers beginnen hun zaak vanuit een persoonlijke passie voor eten, drank, het bieden van de beste service of al het bovenstaande. Zodra daar andere mensen, zoals personeel, bij komen kijken krijgen ze naast het uitdragen van die passie een aanvullende rol: die van manager. Thijs Meliefste, bekende chef van Restaurant Meliefste, maakte deze verandering heel bewust mee:

In 2,5 jaar had ik van 0 man personeel in een keer 19 man personeel. Dan merkt u: ik ben niet alleen meer chef, ik ben een ondernemer. Ik ben een manager.

Bij het managen van mensen, zeker in een veeleisende omgeving als de horeca, komt veel kijken. Uw personeel vormt een van uw grootste kostenposten, dus u wilt dat de mensen die u op de vloer hebt staan hun werk optimaal kunnen verrichten.

Personeelsplanning als geheim tot meer winstgevendheid

Een logische stap in het optimaliseren van uw onderneming is dan ook het optimaliseren van uw personeelsplanning. Dat klinkt misschien als iets wat standaard goed zou moeten zitten, maar met fulltimers die hun uren moeten halen, studenten die de ene week tentamens hebben en de week erna dubbele diensten willen en onverwachte omstandigheden als het weer, is het voor de gemiddelde ondernemer iedere week weer puzzelen. U wilt voorkomen dat uw gasten niet optimaal bediend worden, maar ook zeker niet opdraaien voor de hoge kosten die u maakt als uw personeel zich staat te vervelen.

Het verschil wat een goede persooneelsplanning kan maken is significant. Online Werkrooster maakte met een simpel rekensommetje duidelijk dat door te investeren in een optimale personeelsplanning en -verdeling, een gemiddelde horecaonderneming tot wel 51.000 euro per jaar kan besparen.

Hoe optimaliseer u uw personeelsplanning? Dat is waar data een belangrijke rol speelt. Om een planning te kunnen maken heb uw data nodig. Data zoals afgelopen planningen, het weer, de omzet per dag en de reserveringen die er gemiddeld op een avond in staan. Zoals Nick Guys van Online Werkrooster zegt:

Als wij jouw reserveringen hebben, jouw historie, het weer, jouw omzet en de beschikbaarheid van jouw personeel, waarom zouden wij dan niet met behulp van een algoritme een optimale planning kunnen maken die zowel jou als jouw mensen ten goede komt?

Technologische efficiëntie

Naast een goede personeelsplanning kan de technologie die u gebruikt op de werkvloer uw ook geld besparen. Een kassasysteem wat data voor u verzamelt helpt u bij het toekomstig inschatten van de drukke en minder drukke momenten. Zo kun jij zelf ook inschatten of u net dat mannetje extra nodig hebt of niet. Daarnaast kunnen systemen die uw proces versimpelen ervoor zorgen dat u over het algemeen minder mensen nodig hebt op de vloer. Immers: hoe efficiënter uw proces op de vloer en in de keuken, hoe minder mensen nodig zijn om het gewenste niveau van service te bereiken. Thijs Meliefste benoemde in zijn sessie een concreet voorbeeld:

Als ik kijk naar hoe snel Lightspeed werkt – zeker in samenwerking met Annoncer – dan denk ik alleen maar: dat is geweldig. We deden alles schriftelijk. Één persoon had de hele avond alleen maar de taak om continu alles te noteren – wat moet er mee, welke tafel is klaar. Nu gaat dat allemaal vanzelf.

Personeel vormt een van de grootste kostenposten binnen de horeca. Om hierop te besparen zijn er meer mogelijkheden dan mensen minder betalen of altijd net één iemand te weinig hebben staan. U kunt met behulp van data uw werknemers tevreden houden en een redelijk loon betalen, en tegelijkertijd iedereen op de juiste plek neerzetten en zo garanderen dat uw gasten optimaal bediend worden – zonder dat jij hier als ondernemer op in hoeft te leveren.